Aunque las reuniones son necesarias, si no se conducen con efectividad se convierten en una pérdida de tiempo. Por eso, es útil aprender cómo liderar reuniones efectivas. Una reunión efectiva debe contribuir al logro de los resultados del negocio, de tal forma que el tiempo invertido en esta le permita a las personas avanzar hacia las metas.
Las reuniones efectivas de trabajo son aquellas donde los colaboradores salen de una reunión sintiéndose productivos, positivos sobre el uso de su tiempo y con la sensación de que se han logrado avances. Además, las reuniones efectivas de trabajo te permiten generar ideas, planificar acciones y mantener a tu equipo activo e informado.
Estos son algunos consejos que te ayudarán a que tus reuniones sean productivas:
Respeta el tiempo. Es frecuente que las reuniones superen el plazo de tiempo que se había establecido. Lo ideal sería que una reunión no excediera 1 hora como máximo, ya que después de este tiempo se pierde un alto nivel de concentración y de implicación.
Convoca a las personas necesarias. Para una reunión realmente eficaz y con una lista de tareas concretas a realizar, convoca a las personas directamente implicadas.
Valora el interés de la reunión. Estás pensado en convocar una reunión pero ¿es realmente necesario? Lo que tienes que decir en esa reunión, ¿podría comunicarse o resolverse por otro medio más rápido y que no implique a varias personas dejando sus tareas durante una hora? Muchísimas reuniones podrían evitarse, ya que se convocan sin un interés u objetivo claros.
Diseña un planning concreto y comunícalo. Elabora un plan de cómo irá la reunión y envíasela a todos los participantes: la hora, la duración, el lugar, las personas que asistirán… Asimismo, comunica los objetivos y los temas de la reunión de forma clara y concisa.
Establece un tiempo para las preguntas y respuestas. Hay muchos puntos que se tocan en una reunión que necesitarán algunas aclaraciones. Deberías fijar un espacio de tiempo para preguntas y respuestas.
Lleva a cabo las acciones comprometidas en la reunión. Es totalmente desmotivador y contra productivo el haber pasado un montón de rato en una reunión para que luego no se lleve a cabo nada de lo que allí se ha tratado. Si a lo largo de la reunión se han acordado una serie de acciones, llévalas a cabo.
¿TIENES REUNIONES CON PARTICIPANTES PRESENCIALES Y EN LÍNEA? HAZ QUE TU REUNIÓN HÍBRIDA SEA MÁS EFECTIVA:
La pandemia ha provocado un cambio en todos los aspectos de la vida y ha hecho que el trabajo híbrido sea parte de nuestra vida profesional, lo que significa que hay personas trabajando fuera de la oficina en un momento dado. Esto, en ocasiones, da como resultado reuniones híbridas. ¿Qué podemos hacer para crear una mejor experiencia de reunión híbrida? Te dejamos algunos consejos para las reuniones híbridas:
Organiza la información relevante de manera que sea accesible para todos.
Incluye la agenda de la reunión y los enlaces tecnológicos que se van a usar.
Identifica a los facilitadores y fomente la participación de los asistentes, tanto presenciales como remotos.
Referencias:
- Melanie Amaya, Forbes Mx, 2019
- Bonnie Reese, Gensler, 2022
- Milagros García, Crehana, 2022